Vorstandssitzungen

Vorstandssitzungen

Zu den Aufgaben des ersten Vorsitzenden gehört, die Vorstandssitzungen termin -, frist - und formgerecht einzuberufen. In der Regel ist in der Satzung eine Mindestanzahl von Vorstandssitzungen vorgeschrieben.
Achten sie darauf, dass die nötige Anzahl der Sitzungen stattfindet. Bewährt hat sich, für das gesamte Geschäftsjahr die Sitzungstermine in der ersten Sitzung des Jahres festzulegen. Wenn in der Satzung nicht anders geregelt, müssen alle Vorstandsmitglieder unter Angabe des Termins und des Versammlungsorts eingeladen werden.
Allen Vorstandsmitgliedern ist eine sachgerechte Vorbereitung der Vorstandssitzung zu ermöglichen. Auch wenn die Termin vorher festgelegt wurden, sollte drei Tage vor der Sitzung eine erneute schriftliche Einladung mit der Tagesordnung und Hinweisen, ob von dem jeweiligen Vorstandsmitglied ein Beitrag zu einem Tagesordnungspunkt erwartet wird, versandt werden.
Eine straffe Durchführung der Sitzung erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Keine Sitzung sollte länger als 2 Stunden dauern. Während der Sitzung können alkoholfreie Getränke bereitstehen.
Wenn in der Satzung nicht anders geregelt, ist der Vorstand Beschlussfähig, wenn nur ein Vorstandsmitglied anwesend ist. Ist eine 50%ige Anwesenheit zur Beschlussfähigkeit erforderlich, ist von der Mindestzahl lt. Satzung auszugehen: 6 Vorstandsmitglieder lt. Satzung, nur 4 z.Zt. im Amt, Mindestzahl zur Beschlussfähigkeit = 3.
Der Vorsitzende hat die Beschlüsse, die in der Sitzung gefasst werden, auf ihre Rechtswirksamkeit zu prüfen. Ebenso ist zu prüfen, ob sie vielleicht mit anderen Beschlüssen kollidieren. Wichtig: Wenn in der Satzung nichts anderes vorgeschrieben, werden bei einer Abstimmung die Enthaltungen nicht mitgezählt.
Die Beschlüsse sind schriftlich in einem Protokoll zu dokumentieren. Es hat sich bewährt, das Protokoll in Form eines Ergebnisprotokolls zu führen. (Siehe Ausführungen unter Mitgliederversammlung). Es genügt nicht, nur Beschlüsse zu fassen. Der Vorstand muss auch kontrollieren, ob diese Beschlüsse umgesetzt wurden. Sowohl eine Umsetzung als auch der evtl. Verzicht auf die Umsetzung sollte in einer späteren Sitzung zur Kenntnis genommen und protokolliert werden.
Aus „Lehmann, Der ehrenamtliche Vereinsvorstand“ ISBN 3-9808778-1-7 Euro 14,80 erhältlich im Buchhandel oder unter http://www.Vereinsbuchladen.de