Die VERPFLICHTUNGEN DES VORSTANDS

Die Pflichtaufgaben sind der eher undankbare Teil Ihrer Vorstandsarbeit. Oder haben Sie schon einmal in einer Laudatio gehört: “Er hat immer pünktlich die Änderungen der Satzung dem Registergericht gemeldet” oder “Er hat alle Beschlüsse der Mitgliederversammlung erfolgreich auf Ihre Rechtswirksamkeit geprüft”? Es gibt schon spektakulärere Aufgaben, etwa die Organisation und Durchführung einer Deutschen Meisterschaft oder eines Vereinsjubiläums.

Die vereinsrechtlichen Verpflichtungen

Aufgabe:
Vereinszweck verwirklichen
Lösung: - Bereits bei der Jahresplanung die Mittel entsprechend steuern. - Nachweis durch Buchführung. - Pflichtpunkt im Rechenschaftsbericht.

Aufgabe:
Die Mitgliederversammlun termin-, frist- und formgerecht einberufen
Lösung: - Fester Jahrestermin (1. Freitag im März) - Ladung erstmalig vorsorglich mit evtl. vorläufiger Tagesordnung deutlich vor Termin.

Aufgabe:
Absolute Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung
Lösung: - Ausführlicher und aussagefähiger Bericht in der Mitgliederversammlung. Lieber Wissenslücke zugeben und auf späteren Termin verweisen, als Halbwahrheiten verkünden

Aufgabe:
Beschlüsse der Mitgliederversammlung auf ihre Wirksamkeit prüfen
Lösung: - Einreichung von Beschlussanträgen 3 Tage vor Sitzung vereinbaren, um Zeit zur Prüfung zu haben. - Satzung und BGB griffbereit

Aufgabe:
Die notwendigen Anmeldungen beim Registergericht abgeben
Lösung: - Als Termin 14 Tage nach der Mitgliederversammlung notieren

Aufgabe:
Bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit Vergleichs- oder Insolvenzverfahren beantragen
Lösung: - Haushaltsplan und Liquiditätsplanung. - Bericht des Schatzmeisters in jeder Vorstandssitzung

Aufgabe:
Vorstandssitzungen termin- und frist- und formgerecht einberufen
Lösung: - Feste Termine für Vorstandssitzungen (1. Dienstag im Monat); - Auf jeden Fall langfristige Planung

Aufgabe:
Gegenseitige Information der Vorstandsmitglieder in der Vorstandssitzung
Lösung: - Fester Tagesordnungspunkt: Bericht des ... oder Bericht über.... - Zeitlimit vorgeben

Aufgabe:
Vertraglich Verpflichtungen des Vereins erfüllen
Lösung: - Liste vertraglicher Verpflichtungen des Vereins anlegen und überwachen

Aufgabe: Ansprüche des Vereins durchsetzen, insbesondere auch Mitgliedsbeiträge
Lösung: - Rückständige Beiträge in der Vorstandssitzung besprechen. - Bei Verzicht satzungsgemäßen Beschluss herbeiführen. I.d.R. Zuständigkeit der Mitgliederversammlung

Aufgabe:
Nur Vereinsinteressen, keine persönliche oder die Interessen Dritter verfolgen
Lösung: - Bei Befangenheit auf Teilnahme an Beratung und Beschlussfassung verzichten. - Zu Beginn jeder Legislaturperiode Hinweis in Vorstandssitzung

Aufgabe: Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten in Vereinsangelegenheiten
Lösung: - Bei kritischen Beschlüssen Hinweis in der Vorstandssitzung (insbes. bei personellen Angelegenheiten wie Gehältern aber auch Beitragsrückständen)

Aufgabe:
Keine Mandatsniederlegung zur Unzeit
Lösung: - Innerhalb der Wahlperiode sollte eine Mandatsniederlegung nur aus wichtigem Grund oder so erfolgen, dass die Vorstandsarbeit nicht beeinträchtigt wird.



Die Pflichten aus der Vereinsführung

Aufgabe:
Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstands umsetzen
Lösung: - Restantenliste über noch nicht erledigte Beschlüsse führen. - Bericht mit Begründung in Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung über noch nicht erledigte Beschlüsse.

Aufgabe:
Mitgliederverwaltung
Lösung: - Das Mitgliederverzeichnis mit An- und Abmeldungen ordnungsgemäß führen, ab 50 Mitglieder EDV gestützt. - Regelmäßiger Bericht in Vorstandssitzung über Mitgliederentwicklung, persönliche Ehrentage, Jubiläen

Aufgabe:
Auf ordnungsgemäße Beitragszahlung achten
Lösung: - Keine Bar- oder Rechnungszahler, ausschließlich Bankeinzug verwenden

Aufgabe:
Für die Finanzen eine Buchführung anwenden, die den Aufgaben Ihres Vereins entspricht
Lösung: - Schatzmeister mit entsprechenden Kenntnis wählen oder ihm die Möglichkeit zur Weiterbildung geben

Aufgabe:
Einen aussagefähigen Jahresabschluss zu erstellen
Lösung: - Von Fall zu Fall einen Steuerberater konsultieren. - Den Jahresabschluss so gestalten und erläutern, dass er auch von nicht fachkundigen Mitgliedern in seinen Grundzügen verstanden wird.

Aufgabe:
Sicherstellen, dass Satzungs-, gesetzliche- und steuerrechtliche Bestimmungen eingehalten werden
Lösung: - Von Fall zu Fall in Seminaren oder durch Lektüre Kenntnisse auffrischen. - Möglichst viel mit Checklisten, Formularen und Mustern arbeiten.

Aufgabe:
Die Gemeinnützigkeit sichern. Das Steuerrecht verlangt ausdrücklich, dass dieses Privileg durch eine entsprechende Geschäftsführung belegt wird.
Lösung:
- Beachten Sie bei Ihrer Jahresplanung die Grundsätze der Gemeinnützigkeit. Der Schatzmeister sollte regelmäßig berichten und bestätigen, dass die Mittel des Vereins fast ausschließlich für den Vereinszweck verwendet werden, der ideelle Bereich nicht den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb subventioniert.
- Evtl. Rücklagen den steuerliche Vorschriften entsprechen
- Zuwendungen an Mitglieder (z.B. ant. Kosten Weihnachtsfeier) 40 € pro Person und Jahr nicht überschreiten. - Bei persönlichen Ehrentagen keine Geschenke über 40 € ausgegeben werden.

Aufgabe:
Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer
Lösung: - Freigrenze Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer 35.000 € für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Freigrenze Umsatzsteuer 17.500 € Vorjahr oder 50.000 € lfds. Jahr
- Achten Sie darauf, das Ihre Buchführung diese Zahlen ermittelt und protokollieren Sie die Ergebnisse mindestens zum Jahresende in den Vorstandsprotokollen

Aufgabe:
Lohnsteuer
Lösung: - Nur Aufwandsersatz für Reisekosten, Porto, Telefon oder Pauschale von 2.100,-- € Übungsleiter
500 € für alle ehrenamtlich Tätigen steuerfrei. -Teilen Sie allen für den Verein gegen Entgelt tätigen Personen am Jahresende die Höhe der vom Verein gezahlten Beträge mit und bitte Sie die Empfänger, für eine Versteuerung im Rahmen ihrer Steuerklärung zu sorgen

Die Wahrung des Vereinsvermögens

Aufgabe:
Finanzielle Belastungen des Vereins müssen seiner Finanzkraft entsprechen
Lösung: -Bei Investitionen Finanzierungsplan aufstellen. Bei notwendiger Aufnahme von Krediten Zuständigkeiten beachten. Zins und Tilgung müssen durch gesicherte freie Einnahmen gedeckt sein.
- Bei größeren Veranstaltungen Finanzierungsplan aufstellen. Risiken der Finanzierung (nicht gesicherte Spenden, Eintrittsgelder) aufzeigen und ausdrücklich in Beschlussvorlage erwähnen.
- Ebenso bei Etataufstellungen für Spielserien etc.

Aufgabe:
Die Vermögenswerte des Vereins erhalten
Lösung: - Ein Inventarverzeichnis mit den Vermögenswerten des Vereins führen. Zum Jahresende Inventur durchführen.
- Die Vermögenswerte angemessen versichern.

Auszug aus "Erfolgreich als Vereinsvorstand", erhältlich für 14,80 Euro unter http://www.vereinsbuchladen.de oder im örtlichen Buchhandel.