Die Buchführung muss sein
Das scheint aber der einzige diskussionsfreie Satz zu diesem Thema zu sein. Denn leider - oder Gott sei Dank - gibt es wenig konkrete Vorschriften, wie eine Vereinsbuchführung auszusehen hat. Das Finanzamt, das heißt das Handels- und Steuerrecht verlangt eine Buchführung erst, wenn eines der folgenden drei Kriterien für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins zutrifft:
Umsatz einschließlich der steuerfreien Umsätze mind. 260.000 €
Betriebsvermögen von mehr als 65.000 €
Gewinn im Geschäftsjahr mehr als 25.000 €
Grenzen, die nur wenige Vereine erreichen. Die Verpflichtung der Vereine zur Buchführung besteht gleichwohl, sie resultiert der Verpflichtung des Vorstands, Rechenschaft über die Geschäftsführung abzulegen. Sie als Vorstand müssen jederzeit in der Lage sein, über den Vermögensstand des Vereins Auskunft zu geben, und, Sie müssen sicher sein, dass Ihr Verein nicht überschuldet ist, da Sie sonst verpflichtet sind, den Gang zum Konkursrichter anzutreten. Daraus und aus den steuerlichen Verpflichtungen resultiert die Pflicht zur Rechnungslegung, die durch die vollständige Aufzeichnung und geordnete Zusammenstellung sämtlicher Geschäftsvorfälle erfüllt wird.
Rechtliche Grundlagen
Gemäß in Paragraph 27 Absatz 3 und §666 BGB sind Vereine ihren Mitgliedern gegenüber verpflichtet, Auskünfte und zu geben und Rechenschaft über ihre Geschäfte abzulegen. Die Rechenschaftspflicht ist, wenn in der Satzung nichts anderes bestimmt wird, gemäß § 59 Absatz 1 BGB in der Weise zu erfüllen, dass alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins vollständig aufgezeichnet und geordnet zusammengestellt werden und die Belege und Unterlagen vorhanden sein müssen. Gemäß Paragraph 260 Absatz 1 BGB ist zusätzlich ein Verzeichnis des Bestandes des Vermögens vorzulegen. Diese Rechenschaftspflicht gilt unabhängig davon, ob es sich um einen eingetragenen oder nicht eingetragenen Verein handelt.
Aus dieser Verpflichtung nach dem BGB ergibt sich auch die steuerliche Verpflichtung gemäß Paragraph 140 Abgabenordnung für die Vereine, Bücher und Aufzeichnungen zu führen. Für Umsatzsteuerpflichtige Vereine ergibt sich zusätzlich eine Aufzeichnungspflicht aus dem Umweltsteuergesetz.
Die Abgabenordnung verpflichtet die gemeinnützigen Zwecken dienende Vereinen zu Mindestaufzeichnungen. Dies sind die ordnungsgemäßen Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben. Das Gemeinnützigkeitsrecht verpflichtet den Verein weiterhin zu dem Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung der Satzung entspricht, nach der der Verein ja die Vorteile in der Gemeinnützigkeit in Anspruch nehmen kann.
Diesen Nachweis hat der Verein durch die Aufzeichnung alle Einnahmen Ausgaben zu führen. Wichtig ist dabei, dass auch die Art der Einnahmen und Ausgaben erkennbar ist sowie die Unterscheidung nach den Tätigkeitsbereich in des Vereins. Bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben sind die Einnahmen für jeden dieser Betriebe gesondert festzuhalten.
Und das Finanzamt
Für Zwecke der Besteuerung kann die Buchführung nur herangezogen werden, wenn sie hinsichtlich ihrer Aussagekraft und ihrer Einheitlichkeit den oben genannten Anforderungen genügt. Darum sind alle Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Ermittlung der richtigen Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.
Ein wichtiges Kriterium ist, dass ihre Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vereins vermitteln kann. Dabei müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Für jede Buchung brauchen Sie daher einen Beleg sei es einen Fremdbeleg oder einen Eigenbeleg. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!
Ordnungsvorschriften
In der Abgabenordnung sind Ordnungsvorschriften aufgeführt, die sowohl für die Buchführung als auch für die sonstigen Aufzeichnungen gelten. Ihre Aufzeichnungen einschließlich ihrer Buchungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Dies heißt im Einzelnen, dass alle Aufzeichnungen vollständig vorzunehmen sind, es dürfen keine Lücken bestehen. Die richtige Erfassung der Geschäftsbelege ist ebenso wichtig wie die zeitgerechte Erfassung, die bedeutet, die richtige Reihenfolge einzuhalten und einen späteren Geschäftsvorfall nicht vorzuziehen. Auch im Verein müssen Geschäftsvorfälle spätestes innerhalb eines Monats Eingang in die Aufzeichnungen gefunden haben. Es muss sichergestellt sein, dass die Buchungsunterlagen nach der endgültigen Verbuchung in geeigneter Form aufbewahrt werden, damit sie nicht verloren gehen und vor Manipulationen geschützt sind.
Der Vorstand ist verantwortlich
Der Vorstand des Vereins, bei einem satzungsmäßig vorgegeben Ressort Schatzmeister zunächst dieser, ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung, die fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen und die pünktlich Zahlung der erhobenen Steuern. Verletzt der Vereinsvorstand oder der Ressortverantwortliche Schatzmeister vorsätzlich oder grob fahrlässig diese Pflichten, haftet er als gesetzlicher Vertreter persönlich für die Steuerschulden. Sogar wenn er nicht mehr im Amt ist, kann er für Steuerschulden, die aus seiner Amtszeit herrühren, haftbar gemacht werden. Darum sollten Sie im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Buchführung keine Kompromisse machen und sich vielleicht auch der nachfolgend beschriebenen zusätzlichen Auswertungen und Hilfsmittel bedienen, um eine fachgerechte Geschäftsführung nachzuweisen.
Auszug aus "Erfolgreich als Vereinsvorstand" erhältlich unter http://www.vereinsbuchladen.de oder im örtlichen Buchhandel.