Die Aufbauorganisation gliedert die Gesamtaufgaben des Vereins in Einzelaufgaben. Eine durchdachte Aufbauorganisation Ihres Vereins ordnet die Strukturen und Aufgaben und vermeidet Reibungsverluste. Schriftlich fixiert sollten sein:

Aufbau der Organe und Gremien und ihre hierarchische Einordnung, Aufgaben und deren Zuordnung, Kommunikationsbeziehungen, Organe und Gremien des Vereins

In der Satzung Ihres Vereins sind zumindest der Vorstand, die Mitgliederversammlung und die Kassenprüfer genannt. Weitere Organe können z.B. sein: Spartenvorstände sowie Ältestenrat und Ehrenrat. Von Vorstand oder Mitgliederversammlung können weitere Gremien eingerichtet werden wie Arbeitskreise oder regelmäßige Informationsabende (letztere z.B. als Elternabende für im Verein aktive Kinder).

Alle Gremien des Vereins haben unterschiedliche Aufgaben, keines gleicht dem anderen in Zusammensetzung, hierarchischer Einordnung, Mitgliederzahl und Anforderungen an die Mitglieder. Es gibt Gremien, die entscheiden, andere kontrollieren, wieder andere haben eine beratende Funktion. Auch gibt es Einrichtungen, die der Information und/oder der Motivation dienen. Eine übersichtliche Darstellung erhalten Sie durch ein Organigramm.

Was ist zu tun und wer tut es?

Um die Aufgabenbeziehungen zu regeln, müssen die Aufgaben vollständig bekannt sein. Also gilt es, alle im Verein anfallenden Aufgaben zu erfassen. Dabei sollten Sie nicht zu sehr ins Detail gehen, sondern gleichartige oder artverwandte Aufgaben zusammenfassen.

Diese Aufgaben werden dann auf die Mitglieder Ihres Vereinsvorstands und/oder weitere Mitglieder verteilt. Dies geschieht selbstverständlich auf freiwilliger Basis. Achten Sie darauf, dass die Aufgaben vom Übernehmenden auch bewältigt werden können. Zum einen sollte die fachliche Qualifikation vorhanden sein oder aber, z.B. durch Lehrgänge, erworben werden können. Noch wichtiger ist oftmals, dass auch das Mengenvolumen bewältigt werden kann. Sie kennen Ihre "Pappenheimer", einige übernehmen in der Euphorie einer gut gelungenen Vorstandssitzung jede nur denkbare Aufgabe, um drei Tage später sich laut über die nicht zu schaffende Arbeitsmenge zu beklagen.

Stellenbeschreibungen

Sollten Sie zur Bewältigung der gestellten Aufgaben mehr als zehn ehrenamtliche Funktionsträger benötigen und ist mit einer normalen Fluktuation zu rechnen, können Stellenbeschreibungen manches Problem lösen helfen. Insbesondere sind Stellenbeschreibungen erforderlich, wenn für mehrere Übungsleiter Aufwandsentschädigungen oder Gehälter gezahlt werden, der Verein also als Arbeitgeber auftritt.

In einer Stellenbeschreibung (auch Pflichtenheft oder Positionsbeschreibung genannt) werden neben der

Bezeichnung der Stelle,
die Aufgaben,
die Kompetenzen,
die hierarchische Einordnung mit Stellvertreter und Stellvertretung,
eventuell die Mitarbeit in Gremien des Vereins und
das Anforderungsprofil

zusammengefasst. Wird für diese Stelle eine Aufwandsentschädigung oder sogar ein Gehalt gezahlt, ist dies ebenfalls zu vermerken. Möchten Sie z.B. einen neuen Chorleiter für Ihren Gesangverein gewinnen, können Sie ihm schon im ersten Gespräch erschöpfend Auskunft zu den genannten Themen geben.

Die Zusammenfassung aller Stellen ist der Stellenplan Ihres Vereins, der übersichtlich aufzeigt

wie viele ehrenamtliche Mitarbeiter sie benötigen,
wie viele Kosten im Jahr aus diesem Bereich auf den Verein zukommen,
welche Anforderungen an die ehrenamtlichen Mitarbeiter gestellt werden müssen.

Im Übrigen ist solch ein Stellenplan auch eine gute Argumentationshilfe, wenn es darum geht, Zuschüsse öffentlicher Stellen einzufordern oder Spenden bei den Unternehmen Ihres Einzugsgebietes zu erbitten. (Argument: Um unsere Arbeit mit den über 300 Kindern fortzusetzen, sind allein 15 Übungsleiter erforderlich, denen wir zumindest die Fahrtkosten erstatten wollen).

Kompetenzen / Vollmachten

In einem tabellarischen Kompetenzkatalog werden die Befugnisse der Aufgabenträgerfestgelegt und können allen Vereinsmitgliedern leicht zugänglich gemacht werden. Die Delegation von Kompetenzen entlastet den Vorstand und motiviert die Vereinsmitglieder. Auch Vollmachen (Vertretungsvollmacht) können in einem begrenzten Umfang delegiert werden.

Im Rahmen seiner Kompetenzen und Vollmachten ist jeder für seine Handlungen verantwortlich. Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist es wichtig, dass notwendige Informationen im Vorstand angesprochen werden.

Auszug aus "Ehrenamtliches Vereinsmanagement" erhältlich unter http://www.vereinsbuchladen.de oder im örtlichen Buchhandel.