Das Protokoll, Dokument Ihrer Arbeit

Was soll erreicht werden?

Das Protokoll für die Vorstandssitzung ist die dokumentierte Grundlage Ihrer Vorstandsarbeit. Im Protokoll werden die Beschlüsse festgehalten, und dienen damit als Arbeitsunterlage und Gedächtnisstütze zugleich. Daher werden im Protokoll auch Äußerungen und Tatbestände notiert, die von Interesse sind ohne Beschlüsse zu sein.

Das Protokoll wird vom Protokollführer und dem Sitzungsleiter unterschrieben.

Eine Liste der Sitzungsteilnehmer wird dem Protokoll beigefügt, auf der evtl. nicht oder nur zeitweise teilnehmende Mitglieder des Gremiums vermerkt werden. Um die formale Richtigkeit des Protokolls sicherzustellen, hat sich eine formularmäßige Fassung bewährt.

In Inhalt und Darstellung werden unterschieden:

Wortprotokoll
Stichwortprotokoll
Ergebnisprotokoll

Das Wortprotokoll

Das Wortprotokoll ist eine wortgetreue Mitschrift und daher im Verein in der Regel nicht durchführbar, da es einen hohen personellen (Mitschreiben) und technischen (Mitschnitt durch Tonträger) Aufwand erfordert.

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist die knappste Form und verursacht den geringsten Arbeitsaufwand. Es enthält zunächst einmal die Bezeichnung des Gremiums (Vorstand, Mitgliederversammlung etc.), dann den Ort, den Tag und die Uhrzeit (Beginn und Ende) der Sitzung. Es folgt das Ergebnis der einzelnen Tagesordnungspunkte evtl. mit Angabe der für die Erledigung eines Problems zuständigen Abteilung.

Das Stichwortprotokoll

Möchte ein Diskussionsteilnehmer seinen Beitrag "zu Protokoll genommen wissen" oder sollen wichtige Beiträge über den Beschluss hinaus festgehalten werden, wird das Ergebnisprotokoll zum Stichwortprotokoll erweitert. Es gibt so in etwa den Sitzungsverlauf wieder. Insbesondere kann später besser nachvollzogen werden, welche Argumente zu diesem Beschluss geführt haben. Das Stichwortprotokoll eignet sich erfahrungsgemäß für die Vereinsarbeit am Besten.

Die rechtliche Bedeutung des Protokolls

Bei nicht eindeutiger Regelung in der Satzung entscheidet der Protokollführer über die Art des Protokolls. Ein ordnungsgemäß geführtes Versammlungsprotokoll sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
Ort, Tag und Stunde der Versammlung.
Die Eröffnung durch den Versammlungsleiter mit der Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist.
Die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder.
Die Genehmigung der Tagesordnung.
Die Berichte des Vereinsvorsitzenden, des Schatzmeisters, der Abteilungsleiter, der Rechnungsprüfer. (Diese können auch als Anlage beigefügt werden).
Die Entlastung des Vorstands.
Die Texte der zur Abstimmung gelangten Sachanträge.
Die Art der Abstimmung mit dem genauen Abstimmungsergebnis (Anwesende stimmberechtigte Personen, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Stimmenthaltungen, ungültige Stimmen, auch wenn die letzteren zwei bei der Ermittlung des Ergebnisses nicht mitgezählt werden).
Bei Wahlen die Namen der Gewählten.
Die Erklärung, dass diese die Wahl annehmen.

Die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls hat in erster Linie der Versammlungsleiter, der auch zusammen mit dem Protokollführer das Protokoll einschließlich der Anlagen unterschreibt. Eventuell verlangt die Satzung die Unterschrift weiterer Personen.

Das Protokoll ist eine Privaturkunde und begründet, sofern unterschrieben, vollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind (siehe hierzu § 416 ZPO). Das Protokoll muss nicht, um gültig zu sein, von einer Mitgliederversammlung (oder einem anderen Gremium) genehmigt werden. Es sei denn, die Vereinssatzung sieht dies ausdrücklich vor.

Das Verlesen hat spätestens in der nächsten Mitgliederversammlung zu geschehen. Eine Änderung des Protokolls ist nur mit Zustimmung aller Unterzeichner möglich. Es ist ein besonderer Vermerk über die Änderung anzubringen und entsprechend zu unterschreiben. Mitglieder, die Fehler im Protokoll behaupten, müssen diese auch beweisen. Erst mit Fertigstellung beginnen die Fristen zur Anfechtung von Versammlungsbeschlüssen.

Einsicht in das Protokoll haben Vereinsmitglieder jedenfalls dann, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen. Es sei denn, die Satzung schreibt vor, jedem Mitglied vom Protokoll Kenntnis zu geben. Das Versammlungsprotokoll bildet für den Verein, seine Organe und Mitglieder eine gesicherte Grundlage der Vereinsarbeit. Das ordnungsgemäß geführte und unterschriebene Protokoll hat Beweiswert. (Siehe auch und dort ausführlich mit vielen Mustern und Formularen: Lehmann, Protokollführung im Verein)

Auszug aus "Protokollführung im Verein" erhältlich im örtlichen Buchhandel oder unter http://www.vereinsbuchladen.de, dort auch als PDF Datei zum Download