Prüfungsprozess

Soll Ermittlung - Ableitung aus vorgegebenen Normen

Die für Sie relevanten Prüfungsnormen sind die für Vereine geltenden gesetzlichen Bestimmungen aus dem Vereinsrecht, insbesondere dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), dem Vereinssteuerrecht, insbesondere der Abgabenordnung, aber auch die für juristisches Personen, und das sind die Vereine nun einmal, geltenden allgemeinen Rechtsnormen, soweit sie für Vereine anwendbar sind (z.B das Handelsgesetzbuch HGB). Natürlich gehören auch die Vereinssatzung dazu sowie die für den Vorstand verbindlichen Vereinsordnungen wie auch die Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Für das Rechnungswesen maßgebend sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Es wäre nun Vermessen, von Ihnen in diesen Gebieten die gleichen Fachkenntnisse zu verlangen, wie von den handelnden Personen. Aber Sie sollten schon in der Lage sein, durch Befragung und durch Nachschlagen in entsprechender Literatur zu einem fachlich fundierten Urteil zu kommen.

Ist Ermittlung - Ableitung aus Prüfungsgegenstand

Den Ist Zustand des Prüfungsgegenstands (siehe dort) ermitteln Sie im Rahmen Ihrer Prüfungsdurchführung, die in Ihr pflichtgemäßes Ermessen gestellt ist. Ermessen billigt Ihnen einen Gestaltungsspielraum zu, der jedoch von der Pflicht zu fachgerechtem Vorgehen begrenzt wird. Stellen Sie zum Beispiel im Rahmen einer Stichprobenprüfung eine überdurchschnittlich Zahl von Fehlern fest, sind Sie gehalten, den Prüfungsumfang bis hin zu einer evtl. vollständigen Prüfung auszudehnen, auch wenn dies den ursprünglich vorgegeben zeitlichen Rahmen sprengt.


Vergleichsprozesse - Soll - Ist Vergleich

In diesem Prozess stellen Sie zunächst nur fest, wo die Handhabung in Ihrem Verein von den von Ihnen für richtig erachteten Normen abweicht. Ein Beispiel: Der Schatzmeister zahlt die Übungsleiterentschädigungen ohne Anweisung durch die Abteilungsleiter aus und beruft sich auf entsprechende Vorstandsbeschlüsse. Sie monieren dies, weil dadurch Zahlungen geleistet werden könnten, obwohl der Übungsleiter die vereinbarte Leistung nicht erbracht hat. Sie werden die Argumente abwägen und letztlich im Beurteilungsprozess zu einem Ergebnis kommen.

Beurteilungsprozess - Ergebnis, Prüfungsurteil

Im Beurteilungsprozess geht es darum, die Abweichungen im Soll - Ist -Vergleich zu bewerten und zu gewichten. Am einfachsten haben Sie es, wenn es keine Abweichungen gibt, oder die Abweichungen unwesentlich sind. Die nächste niedrigere Qualitätsstufe wäre die Feststellung von Mängeln, die schon schwerwiegender sind, die die Verantwortlichen aber bereinigen können oder für die Zukunft abstellen werden. Bei bedeutenden Mängeln, die zu Vermögensschäden führen oder führen könnten, oder wenn in einem weniger schweren Fallen die Beteiligten sich Ihrer Auffassung nicht anschließen wollen oder können, muss dies deutliche Erwähnung in Ihrem Prüfungsbericht finden und kann durchaus dazu führen, das Sie der Mitgliederversammlung empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu verweigern. Die Mitgliederversammlung kann den Vorstand dann trotzdem entlasten. Ihre Aufgabe, der Mitgliederversammlung Ihr Ergebnis und Ihre Einschätzung des Prüfungsobjekts wiederzugeben, haben Sie trotzdem erfüllt.

Schlussbesprechung

Ihre ausführlichen Prüfungsergebnisse besprechen Sie möglichst während der Prüfung oder/und nach der Prüfung mit dem Vorstand im Rahmen einer so genannten Schlussbesprechung. In der Schlussbesprechung können auch Sachverhalte angesprochen werden, die nicht unbedingt in die Mitgliederversammlung gehören. Wir halten es dabei für normal, dass sich der Vorstand bzw. der i.d.R. hauptbetroffene Schatzmeister nicht immer Ihrer Beurteilung anschließen. Bedenken Sie auch, dass es von Ihrem taktischen Gespür und diplomatischem Geschick abhängen kann, dass dem Vorstand nicht die Freude an seiner Arbeit genommen wird.

Zusammengefasstes Prüfungsergebnis

Der Mitgliederversammlung geben Sie im Rahmen Ihres Prüfungsberichts ein zusammengefasstes Prüfungsergebnis bekannt. Wenn es nicht Ihren Erkenntnissen völlig widerspricht, sollten Sie dem Vorstand und ausdrücklich dem Schatzmeister für seine Arbeit danken. Die Mitgliederversammlung hat ein absolutes Auskunftsrecht. Zu beachten sind jedoch höherwertige Rechte, so ist es rechtens, Fragen nach Übungsleiterentschädigungen nur mit der Gesamtsumme zu beantworten oder eine Durchschnittssumme anzugeben, nicht jedoch diese Zahlungen auf einzelne Personen herunterzubrechen.
Bei der Abfassung Ihres Berichts sollten Sie berücksichtigen, dass nur wenige Zuhörer komplizierten buchhalterischen oder steuerlichen Sachverhalten folgen können. Niemand arbeitet fehlerfrei, eine Aufzählung aller aufgedeckten Mängel führt leicht zu einer Fehleinschätzung der insgesamt guten Arbeit des Vorstands oder des Schatzmeisters. Andererseits haben Sie eine Mitteilungspflicht: Stellt der Kassenprüfer bei Wahrnehmung seiner Aufgaben Tatsachen fest, die den Bestand ...des Vereins... gefährden, seine Entwicklung beinträchtigen oder schwerwiegende Verstöße gegen Gesetz oder Satzung erkennen lassen, so hat er ...der Mitgliederversammlung (den Aufsichtsrat) hierüber zu berichten. (HGB)
Aus "Arbeitsheft für Kassenprüfer", erhältlich im Buchhandel oder unter http://www.vereinsbuchladen.de