Übungsleiterpauschale
Um die sog. "Übungsleiterpauschale" nach § 3 Nr. 26 EStG in Anspruch nehmen zu können, müssen gleichzeitig die folgenden vier Voraussetzungen erfüllt sein:
Es muss eine begünstigte Tätigkeit ausgeübt werden, die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden, die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Körperschaft erbracht werden, die Tätigkeit muss der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen. Eine Tätigkeit in einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb eines Vereins erfüllt dagegen nicht das Merkmal der Förderung gemeinnütziger Zwecke.
Begünstigte Tätigkeiten sind Übungsleiter oder Trainer, Betreuer, wenn er einen direkten pädagogischen Kontakt zu den betreuten Menschen hat (Mannschaftsbetreuer, Jugendleiter), Ausbilder/in, Erzieher/in oder vergleichbare Tätigkeiten (z. B. die Lehr- und Vortragstätigkeit im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung wie das Geben von Kursen, das Halten von Vorträgen oder das Erteilen von Schwimmunterricht).
Grundvoraussetzung für die Begünstigung ist immer eine pädagogische Ausrichtung der Tätigkeit. Nicht unter § 3 Nr. 26 EStG fallen deshalb die Tätigkeiten z. B. als Platzwart, Gerätewart, Kassierer, Vorstandsmitglied, Reinigungskraft oder Hausmeister.
Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist - auch bei Einnahmen aus mehreren nebenberuflichen Tätigkeiten, z. B. für verschiedene Vereine und bei Nachzahlungen für eine in mehreren Jahren ausgeübte Tätigkeit - insgesamt auf einen Betrag von 2.100 € pro Kalenderjahr begrenzt. Eine zeitanteilige Aufteilung des Jahres-Freibetrages ist nicht erforderlich; d. h. auch dann, wenn die Tätigkeit nur während eines Teils des Jahres ausgeübt wird, hat man trotzdem Anspruch auf den vollen Jahres-Freibetrag.
In den Betrag von 2.100 € sind alle steuerpflichtigen Zuwendungen und geldwerten Vorteile einzurechnen, die der Übungsleiter bzw. Betreuer im Zusammenhang mit der Tätigkeit vom Verein erhält. Ein höherer Betrag als 2.100 €/Kalenderjahr kann grundsätzlich nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden, wenn ein entsprechender steuerlich berücksichtigungsfähiger Aufwand in voller Höhe konkret nachgewiesen wird.
Fahrtkostenzuschuss
Unter folgenden Voraussetzungen ist jedoch - neben dem Freibetrag von 2.100 €/Kalenderjahr - ein zusätzlicher Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Trainingsstätte möglich: Der Fahrtkostenzuschuss muss ausdrücklich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt vereinbart sein. Die Höhe des Fahrtkostenzuschusses darf beim Pkw die steuerliche Entfernungspauschale (0,30 € pro Entfernungs-km ab dem 21. km, d.h. einfache Wegstrecken-Entfernung zwischen Wohnung und Trainingsstätte abzüglich 20 km) bzw. bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die tatsächlich nachgewiesenen Kosten nicht übersteigen. Der Verein muss für den Fahrtkostenzuschuss 15 % pauschale Lohnsteuer (gem. § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG) an das Finanzamt abführen.
Ehrenamtspauschale
Mit dem »Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements« zum 01.01.2007 wurde ein Freibetrag für alle ehrenamtlichen Tätigkeiten eingeführt, eine steuerfreie (pauschale) Aufwandsentschädigung bis zur Höhe von 500 € im Jahr eingeführt (§ 3 Nr. 26a EstG). Für die steuerliche Bewertung und Behandlung gelten die gleichen Regelungen wie für den Übungsleiterfreibetrag, allerdings gibt es hier keine Beschränkung auf bestimmte Tätigkeitsfelder.
Um den Freibetrag in Anspruch nehmen zu können, darf zum einen die Tätigkeit nur nebenberuflich, also mit nicht mehr als einem Drittel der üblichen Arbeitszeit ausgeübt werden und nicht der hauptberuflichen Tätigkeit entsprechen. Zum anderen muss der Auftraggeber eine öffentliche Körperschaft, eine religiöse oder gemeinnützige Organisation sein. Der Ehrenamtsfreibetrag in Höhe von 500 € kann nur in Anspruch genommen werden, wenn tatsächlich Geld fließt, d. h. ausbezahlt wird. Die Ehrenamtspauschale darf nicht neben der Übungsleiterpauschale gezahlt werden, es sei denn, es handelt sich um verschiedene Tätigkeiten.
256 € Vereinfachungsregelung
Zur Beurteilung der Frage, ob bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit die "Einkunftserzielungsabsicht" gegeben und die Tätigkeit damit grundsätzlich einkommensteuerpflichtig ist, hat die Finanzverwaltung eine wichtige Vereinfachungsregelung erlassen (z.B. Erlass des Finanzministeriums Nordrhein-Westfalen vom 03.03.2000).
Danach führt Aufwendungsersatz an ehrenamtlich Tätige, der über die als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbaren Beträge hinaus geleistet wird, nicht zu steuerpflichtigen Einkünften, wenn er im Kalenderjahr unter dem Betrag von 256 € bleibt. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze.